Ja wiem… Permanentny niedoczas jest stałym elementem naszego krajobrazu, szczególnie w pracy. I przyznaję, że znam niewiele osób, które mogą z czystym sumieniem powiedzieć “Tak, ja się ze wszystkim wyrabiam i wszystko mam zrobione”. W sumie to chyba nikogo. I żeby nie było, ja absolutnie nie twierdzę, że się da, bo uważam, że się nie da. Kiedyś próbowałam sama sobie udowodnić, że jest odwrotnie i poległam niczym debiutantka na wrotkach. Organizacja pracy to ciężka sprawa…
To co się jednak DA zrobić, to tak zaplanować czas i zadania, żeby chociaż trochę zbliżyć się do końca listy zadań ( o ile taką w ogóle masz…). Przedstawię Wam poniżej, jak ja to robię i co u mnie doskonale się sprawdza.
1. Poczta tylko o określonych godzinach
Kiedyś moja poczta była otwarta przez cały czas. Tak wiecie, jako jedna z zakładek w przeglądarce. Kiedy tylko śmignęła mi nowa wiadomość, od razu zabierałam się do sprawdzenia, któż to do mnie pisze (znacie ten dreszyk?). To jedna z rzeczy, które zmieniłam i które miały ogromny wpływ na moją produktywność.
Teraz sprawdzam pocztę rano, na początku pracy i na podstawie tego, co tam na mnie czeka tworzę listę zadań na dany dzień. Odpisuję też na pilne maile lub te, które wymagają tylko “OK” czy “wolę czerwony”. Kolejne sprawdzenie poczty następuje po 3-4 godzinach pracy, kiedy zaczynam odczuwać energetyczny zjazd – traktuję to trochę jak przerwę, wtedy też odpowiadam na poranne “niepilne” maile. Ostatni raz sprawdzam pocztę 1-2h przed końcem pracy. Reszta czeka na kolejny dzień. I wiecie co? Jeszcze mi się nie zdarzyło żeby ominęło mnie coś na prawdę ważnego!
2. Lista zadań
Robię ją w kalendarzu na każdy dzień. Korzystam z kalendarza Madamy, w której lista spraw sąsiaduje z kalendarzem godzinowym. Zawsze zaczynam od przepisania zadań niezrealizowanych dnia poprzedniego (a wciąż aktualnych), następnie dokładam zadania, które wynikły z porannej poczty i pozostałe rzeczy, które zaplanowałam na ten dzień. Zerkam, czy ta liczba zadań jest WYKONALNA i jeśli nie, od razu planuję, co przełożę na kolejny dzień. Kolorem zaznaczam sobie zadania, bez których absolutnie nie mogę zakończyć dnia. Każde wykonane zadanie oznaczam “ptaszkiem” (ale znam też osoby, które skreślają zadanie z listy). Wizualnie rozdzielam też zadania związane z pracą (“wysłać korektę oferty”), życiem prywatnym (“telefon do babci”) oraz moim biznesem (“wrzucić artykuł na blog i wyszukać grafikę”).
3. Stałe fragmenty gry i zaplanowane przerwy
Tego nauczył mnie Najlepszy z Mężów i jestem mu za to ogromnie wdzięczna, chociaż przyznaję, że mimo znakomitych efektów, robię to często wbrew sobie. Pierwszym pytaniem Pata przy śniadaniu jest zawsze “Co cię dziś czeka?” i pada ono jeszcze zanim na dobre rozbudzę się pod wpływem zielonej herbaty. Pat ma z góry zaplanowane, że do 10:00 ma poranek czytelniczy, potem siada do pracy na 3h, przerwa na zrobienie obiadu i grę dla relaksu, potem spotkanie z klientem, bieżączka i kończy pracę “na Fakty”. To dopiero organizacja pracy!
Dlaczego jest to dobre podejście? Przede wszystkim przestajesz widzieć nieskończone ciągi pracy, a dzień dzieli się na prostsze do ogarnięcia jednostki. Zresztą, skoro wiesz, że o 16:00 po prostu musisz napić się kawy, zaplanuj to, zamiast denerwować się, że znów marnujesz czas. Ja w czasie mojej bezproduktywności (czyli po obiedzie), skroluję media społecznościowe i to zaspokaja moją potrzebę rozrywki.
4. Zadania na „puste przebiegi”
Co miesiąc tworzę sobie listę zadań, które nie mają konkretnego deadline’u. Przez co rzecz jasna dużo trudniej wprowadzić je w fazę realizacji. Na mojej liście jest np. porządkowanie dysku google, czyszczenie poczty, szukanie zdjęć stockowych, grzebanie na pintereście czy, z rzeczy bardziej prozaicznych poczytanie o linkach afiliacyjnych czy znalezienie tańszego sklepu z akcesoriami dla zwierząt. Kiedy mam luźniejszy dzień (tak, zdarzają się takie), albo nie jestem w stanie zająć się kobyłami, które niefortunnie wpisałam na dany dzień, wyciągam zadanie z listy i je wykonuję. Jest produktywnie, chodź z nieco leniwym posmakiem. Ale robota posuwa się do przodu, i o to chodzi.
5. Wcześniejszy deadline
U mnie znakomicie sprawdza się kreatywne operowanie terminami. Na czym to polega? Załóżmy, że mam zlecenie na artykuł i muszę go oddać za miesiąc. To dosyć daleki termin, który umożliwia niemal dowolne przekładanie napisania go w czasie – co niegdyś skwapliwie robiłam. Możecie domyślić się co działo się na dzień (chociaż częściej wieczór) przed terminem.
Teraz robię tak, że termin wysłania artykułu zaznaczam sobie na czerwono, ale termin ukończenia go kilka dni wcześniej na pomarańczowo. Planując do przodu widzę zbliżającą się pomarańczową kropkę, więc na kilka dni przed pomarańczową kropką wpisuję sobie artykuł na listę zadań. Zwykle nie robię go jeszcze tego dnia, ale już siedzi w mojej głowie, że czas się za niego zabrać. Zgodnie z zasadą z punktu 2, przepisuję zadanie na kolejny dzień, często również kolejny. Czwartego dnia presja staje się nie do zniesienia i siadam do zadania, zanim dotrę do pomarańczowej kropki. W ten sposób mam jeszcze kilka dni na korektę czy zmianę koncepcji, zanim będę musiała odesłać tekst. Może brutalne, ale działa.
6. Nic na siłę
Często mówię, że jestem robotem. I to po części prawda. Kiedy usiądę do jakiegoś zadania, które pochłonie mnie bez reszty (a takich jest sporo, wkręcam się nawet w robienie przelewów), nie istnieje dla mnie nic innego. Potrafię przez kilka godzin nie jeść, nie pić, nie iść do toalety i warczeć na męża pytającego, czy zrobić mi herbatę. Ale to dzieje się wtedy, kiedy mam dobry, albo chociaż normalny dzień.
Jeśli dzień jest trudny, jestem zmęczona, niewyspana i za nic nie mogę wykrzesać z siebie minimum kreatywności, to nie udaję, że jest inaczej. Wykreślam z listy “krowy” (zwane też “kobyłami”, czyli najcięższe zadania) i zajmuję się zadaniami z listy “na puste przebiegi”, rozpisuję nic nie znaczące plany, rozmyślam i… tyle. Tak wtedy wygląda moja organizacja pracy. Zauważyłam, że to znacznie lepsze i bardziej produktywne niż robienie na siłę, a potem spędzanie kolejnych dwóch dni na poprawianiu mojej miernej pracy. Ot, ekonomiczniej.
Nie musisz zgadzać się z moimi pomysłami na to jak powinna wyglądać organizacja pracy. Ja je stosuję i u mnie sprawdzają się doskonale, ale to nie znaczy, że tak też musi być u Ciebie. I to jest całkowicie OK, bo wszyscy jesteśmy zupełnie różni. Mam znajomych, którzy w zasadzie nie mają czegoś takiego jak “organizacja pracy” i jest im z tym świetnie. Moja koleżanka wpisuje rzeczy do kalendarza, ale potem zapomina do niego zaglądać – i też żyje i doskonale wywiązuje się ze swoich obowiązków. Z kolei plany mojego męża na jego dzień pracy, ja byłabym w stanie zmieścić w 1,5h, ale co tam… to jest jego organizacja! Nie bądź robotem tylko dlatego, że ktoś inny tego od Ciebie chce. Ale możesz spróbować, bo to całkiem fajne!
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym kim jestem i co robię – przeczytaj więcej w zakładce O MNIE. Wpadnij też na mojego facebooka – tam zawsze znajdziesz najświeższe informacje!