Styczeń to czas „nowego”, zarówno w naszym prywatnym życiu, jak i w biznesie. Często czekamy na ten właśnie czas, by objedzeni pierniczkami, wprowadzić zmiany i nowości w szkole. Nasze pobudki bywają różne — czasem zmiany spowodowane są obowiązkiem prawnym (np. RODO), czasem naszą chęcią, by poprawić to, co nie działa, a bywa też, że wprowadzamy zupełnie nowe rozwiązanie, które w założeniu ma poprawić jakość pracy. Niezależnie od przyczyn, zmiana jest zazwyczaj trudna, zarówno dla nas, jak i naszych pracowników — od menedżerów, sekretariatu, aż po lektorów, a czasem także klientów.
Dlaczego zmiany powodują dyskomfort?
Gdy decydujemy się na wprowadzenie nowości lub dużej zmiany, zaburzamy dotychczasowy porządek rzeczy. Większość z nas lubi to, co znane i czuje się dobrze w przewidywalnym środowisku, w którym wydeptało już swoje ścieżki. Każda zmiana to wielka niewiadoma. Do tego, efekty zmian rzadko widoczne są od razu, zwykle trzeba na nie zaczekać, a nawet przebrnąć przez mało przyjemny czas wdrażania i przekształcania nawyków. Takie przejście nie tylko zajmuje czas, ale kosztuje także masę energii, której siłą rzeczy, nie wykorzystujemy do pracy. Warto też pamiętać, że nie każda zmiana jest zmianą na lepsze! Niektóre z nich są konieczne do dobrego funkcjonowania szkoły, jednak niekoniecznie muszą ułatwiać personelowi pracę. Łatwo więc doświadczyć (samemu oraz w zespole) huśtawki emocjonalnej, z którą trzeba się zmierzyć.
Emocjonalny cykl zmiany
Zjawisko emocjonalnego cyklu zmiany zostało opisane przez dwóch psychologów, Dona Kelleya oraz Daryla Connera w pracy „The Emotional Cycle of Change”. Wskazują oni pięć etapów doświadczeń emocjonalnych, przez które przechodzi osoba doświadczająca właśnie zmiany. Cykl ten jest uniwersalny zarówno w środowisku pracy, jak i w życiu prywatnym czy w relacjach międzyludzkich. Może mieć on różną intensywność oraz długość, jednak zazwyczaj wzorzec pozostaje w niezmiennej formie.
Wśród pięciu etapów emocjonalnych, przez które przechodzą osoby zmieniające swoje zachowania, wyróżniamy:
- Nieświadomy optymizm
- Świadomy pesymizm
- Dolina rozpacz
- Świadomy optymizm
- Sukces i spełnienie
Nowe zasady w szkole
Spójrzmy więc na emocjonalny cykl zmiany na przykładzie wprowadzenia nowej zasady tworzenia ewaluacji semestralnych w szkole. Nowy system przenosi tworzenie takich arkuszy ocen całkowicie online, w założeniu ma usprawniać tworzenie ewaluacji oraz usprawniać kontakt z rodzicem, wymaga jednak przeszkolenia zespołu.
Faza nieświadomego optymizmu
Najczęściej występuje na wstępnym etapie, gdy wyobrażamy sobie wszystkie korzyści wynikające z nowego rozwiązania, a nie musimy jeszcze mierzyć się z trudnościami i konsekwencjami nowych wyborów. To ekscytujący czas, gdy widzimy zmianę w pozytywnych barwach. Na przykładzie naszej sytuacji z wprowadzeniem nowego systemu ewaluacji, dla właściciela/metodyka faza nieświadomego optymizmu może wystąpić na etapie planowania nowego rozwiązania, gdy jest ono „na papierze” lub, gdy właśnie powstało i jeszcze nie zostało przetestowane przez użytkowników. Właściciel widzi wyłącznie kres drogi, czyli zachwyconych zmianą użytkowników. W przypadku tych właśnie użytkowników, czyli lektorów uzupełniających formatki ewaluacyjne, ta faza to najczęściej etap, gdy słyszą, że wprowadzone zostanie nowe rozwiązanie, które znacząco ułatwi im pracę i skróci czas przygotowania ewaluacji. Nie myślą jeszcze o nadciągających trudnościach, skupiają się na pozytywnym obrazie namalowanym przez właściciela.
Faza świadomego pesymizmu
To moment, gdy poznajemy więcej faktów na temat tego, co należy zrobić, by znaleźć się po drugiej stronie tęczy. Często łączy się z negatywnymi odczuciami, ponieważ nagle okazuje się, że osiągnięcie celu (czyli wprowadzenie zmiany) będzie wiązało się z kosztami. Pojawia się zwątpienie, czy zmiana faktycznie jest tego warta. W tej fazie właściciel może uzmysłowić sobie, że nowy system wymaga zaangażowania grafika i informatyka, zorganizowania szkolenia dla kadry, przygotowania materiałów dla klientów, objaśniających nowy system.
Same korzyści nie jawią się już tak atrakcyjnie w porównaniu do natłoku działań (i możliwych niepowodzeń) po drodze. Nasz lektor dowiaduje się natomiast, że nie tylko musi przejść obowiązkowe szkolenie, ale także założyć konto, samodzielnie przetestować działanie platformy, przenieść swoje papierowe notatki do programu i generować nowe pliki dla każdego ucznia. Słowem, czeka go wiele wysiłku w imię obiecanej zmiany „na lepsze”, której w najbliższej przyszłości stanowczo nie może dostrzec.
Dolina rozpaczy
Jeśli dotąd było źle, to niestety sytuacja niewiele się poprawi w trzeciej fazie. Dolina rozpaczy to moment, w którym wiele osób rezygnuje z wprowadzenia zmiany, bo robi się zbyt ciężko. Cała instytucja odczuwa ból związany ze zmianą, może panować chaos, wszyscy narzekają na nowe rozwiązanie (które, jako że jest w fazie testów, może wciąż się zmieniać), a morale są niskie.
Co myśli sobie właściciel i pomysłodawca zmiany? „Mam dość odpowiadania w kółko na te same pytania! I te błędy, wciąż wyskakują nie wiadomo skąd! Miało być prościej, a jest masakrycznie trudno! Chyba to był błąd, trzeba się cofnąć do poprzedniego rozwiązania…”. Myśl, że „wcześniej nie było w sumie tak źle” może zakończyć wiele obiecujących projektów, tym bardziej że i lektor może mieć swoje przemyślenia: „To zajmuje mi tyle czasu! Może i wygląda to ładniej i jest bardziej przejrzyste, ale wcześniejsza opcja nie zajmowała mi pół dnia. Ciągle coś się wykrzacza i psuje. To bez sensu! Nie za to mi przecież płacą!”.
Rezygnacja ze zmiany na tym etapie sprawia, że wracamy do pierwszego etapu (nieświadomego optymizmu), a tam jest przecież o wiele weselej niż w dolinie rozpaczy! Dlatego tak ważne jest świadome zarządzanie emocjami zespołu na tym etapie i przypominanie o końcowej wizji, dla której to wprowadzamy nowość do naszej rzeczywistości. Dzięki temu mamy szansę na dotarcie do czwartej fazy cyklu.
Świadomy optymizm
Szanse na osiągnięcie sukcesu zdecydowanie rosną, ponieważ wracamy do obszaru pozytywnych emocji. Działania zaczynają przynosić widoczne rezultaty, a koszty wprowadzenia zmiany maleją. System jest już gotowy i przetestowany, więc właściciel oddycha z ulgą. Lektor opanował już podstawy poruszania się po nowym programie, więc działa sprawniej i zaczyna doceniać nowe rozwiązanie. Pierwsze pozytywne reakcje klientów zachęcają do działania cały zespół i motywują do kontynuowania dotychczasowych wysiłków. Widać też już kres drogi!
A na końcu… sukces i spełnienie!
To moment, gdy w pełni doświadczamy korzyści wynikających z wprowadzenia nowego rozwiązania, a same koszty jego wprowadzenia w zasadzie znikają. Arkusze oceny są już wypełnione przez lektorów i wysłane. Od klientów spływa feedback. Lektorzy są zadowoleni z zakończenia zadania, czują się dumni, że poradzili sobie z nowym zadaniem i usprawnili pracę szkoły. Wszyscy oddychają z ulgą, morale rośnie, a zespół czuje, że może góry przenosić. Widzimy osiągniętą korzyść (rozwiązanie pomogło stworzyć wartościową informację zwrotną dla klientów) i rozumiemy długofalowe skutki (rozwiązanie jest powtarzalne w kolejnych semestrach, znamy już zasadę działania, więc zajmie ok. ½ czasu).
Dlaczego warto znać emocjonalny cykl zmiany?
Przejście przez te fazy pojawi się za każdym razem, gdy zechcesz wprowadzić coś nowego do środowiska, w którym funkcjonujesz. Wiedza na temat tego, jak Ty i Twój zespół możecie zareagować, pomogą Ci przejść ten proces, ale też nastawić się na trudniejsze momenty. Przygotowanie na kryzysy, które muszą nastąpić, znacząco zwiększy szanse powodzenia projektu „zmiana” i nie pozwoli Ci zejść z obranej ścieżki.
Niezależnie od tego, z jaką zmianą aktualnie walczysz w swoim biznesie, pamiętaj, że każda z nich może być trudna. Jeśli nie dla Ciebie, to dla kogoś innego. Kluczem jest zawsze otwartość na dialog, wyjaśnianie celu, dla którego zmiana jest konieczna i monitorowanie nastrojów zespołu. Wsparcie teamu w kluczowych momentach pozwoli Wam przejść przez ten proces obronną ręką, za każdym razem.
Jesteś właścicielem szkoły językowej? A może metodykiem? Dołącz do newslettera dedykowanego osobom właśnie takim jak Ty! Więcej wartościowego contentu regularnie na Twojej skrzynce!